Когда речь заходит об управлении доступом на предприятии, можно встретить два схожих термина: цифровое бюро пропусков и единое бюро пропусков. На первый взгляд — просто два названия для одного и того же. На деле — разные концепции, которые отличаются логикой, масштабом применения и сценариями внедрения.
Что такое цифровое бюро пропусков?
Цифровое бюро пропусков (ЦБП) — это автоматизированная система оформления, выдачи и учета пропусков, объединяющая весь процесс, связанный с пропусками в едином цифровом контуре. Сотрудник, посетитель или подрядчик подаёт заявку онлайн — через веб-портал, терминал или мобильное приложение. Внутри системы заявка согласовывается и утверждается. На её основе формируется и активируется пропуск, оставляя оператору БП только выдачу сформированного пропуска, а в случае установки терминала выдачи пропусков заявитель может самостоятельно получить пропуск.
Внедрение ЦБП не всегда приводит к сокращению количества этапов согласования, но за счет того, что все заявки находятся в цифровом контуре, мы можем видеть, какие этапы занимают больше всего времени, на каком сотруднике «зависают» согласования и проводить корректирующие мероприятия по сокращению времени прохождения заявки.
Задачи, которые решает ЦБП
Снизить нагрузку на персонал и сократить время оформления пропуска. Это самый частый запрос. Очереди в бюро пропусков, перегрузка операторов бюро пропусков в часы пик, долгое оформление — всё это решается переводом процесса в цифровой формат.
Автоматизировать согласование пропусков. Обеспечить процесс прохождения электронной заявки по заданному сценарию согласований в соответствии с исходными данными (должность посетителя, точки доступа, зоны предприятия и др.), учитывать факт прохождения инструктажей и автоматизировать назначение прав доступа в соответствии с заявкой.
Автоматическая проверка заявки по «чёрным» спискам. Нежелательные лица (имеющие нарушения и др.) отсекаются ещё на этапе подачи заявки — до попадания в поток согласования.
Централизованный учёт заявок и пропусков, автоматическая отчётность. Данные об обработанных заявках, выданных пропусках, их статусах и нарушениях формируются автоматически в заданных формах отчетов без ручного сбора из разных источников.
Ведение архива выданных пропусков с привязкой данных к ранее выданным пропускам, сопроводительным документам, нарушениям, транспортным средствам, накладным.
Цифровое бюро пропусков — это мощный инструмент для оптимизации процессов на объекте или группе объектов. Он упорядочивает и ускоряет процесс согласования, снижает нагрузку на операторов и предоставляет данные для отчетности и анализа выданных пропусков.
Но что происходит, когда у компании не одна СКУД? Как объединить их в единый контур? Об этом — в следующем посте, где мы разберем концепцию единого бюро пропусков (ЕБП).